Ilmoittautuminen ja sisäänkutsu päivitettiin nykyaikaan: Lisää yksityisyyttä ja tietosuojaa

Kymenlaakson keskussairaalan uuden sairaalaosan toiminnan aloittamisessa myös tietohallinnolla on riittänyt tekemistä. Yksi merkittävä ja asiakkaillekin näkyvä uudistus on uusi ilmoittautumis- ja sisäänkutsujärjestelmä Akseli, joka otettiin käyttöön uuden sairaalaosan päivystyksessä ja äitiyspoliklinikalla. Sekä asiakkaan että henkilöstön kannalta järjestelmässä on paljon etuja.

Uuden järjestelmän tavoitteena on parantaa asiakkaiden tietosuojaa ja yksityisyyttä, tehostaa ja yhdenmukaistaa toimintamalleja sekä tuoda läpinäkyvyyttä asiakkaan reaaliaikaisista odotusajoista. Käyttöönotettava ratkaisu on järjestelmäyhteensopiva, se tukee sekä muita uudishankkeita että Kymsoten strategisia tavoitteita. Asiakkaalle ilmoittautuminen on helppoa, käyttöönotto on kuitenkin edellyttänyt monenlaisia eri vaiheita ja moniammatillista yhteistyötä niin järjestelmän toimittajan, tietohallinnon, teknisten asiantuntijoiden kuin toiminnan asiantuntijoiden kanssa.

Asiakkaalle ilmoittautuminen on helppoa: näytä automaatille viivakoodillista Kela-, ajo- tai henkilökorttia.

Asiakkaalle ilmoittautuminen on helppoa. Kun saavut päivystykseen tai äitiyspoliklinikalle, toimi näin: Ilmoittaudu saapuneeksi näyttämällä aulassa olevalle automaatille viivakoodillista Kela-korttia, ajokorttia tai henkilökorttia. Tarvittaessa voit myös näppäillä̈ henkilötunnuksen kosketusnäytön kautta. Ilmoittautumisen jälkeen automaatti antaa sinulle tulosteen, joka sisältää̈ ajanvaraus- tai jonotiedon, henkilökohtaisen käyntinumeron sekä kulkuohjeen odotustilaan.

Odotustilassa voit seurata infonäytölle ladattua sisältöä kuten erilaisia tiedotteita ja toimintaohjeita. Kun sinut kutsutaan vastaanottohuoneeseen, soittaa järjestelmä sisäänkutsuäänen, esittää̈ infonäytöillä käyntinumerosi ja opastaa sinut oikeaan vastaanottohuoneeseen.

Äitiyspoliklinikan odotustilan ilmoittautumisautomaatti ja infomonitori. Kuva Minna Mäkinen/ X-Akseli.

Ovinäytöissä näkyy käyntinumerosi ja vastaanottoajan ammattiryhmä kuten esimerkiksi lääkäri, hoitaja, näytteenottaja tai röntgenhoitaja.

Päivystyksen huone 7 ja ovinäyttö. Kuva Minna Mäkinen/ X-Akseli.

Akseli-järjestelmä tuo muutoksia myös ammattilaisille, joille se on uusi käyttöliittymä. Ammattilainen pääsee seuraamaan reaaliaikaisesti odotustilaan saapuvia asiakkaita sekä kutsumaan heitä sisään suoraan oman työpisteen käyttöliittymästä. Kun ammattilainen kutsuu asiakkaan sisään, lähettää järjestelmä sisäänkutsuilmoituksen info- ja ovenpielinäytöille.

Tarvittaessa ammattilainen voi samanaikaisesti seurata omalta päätteeltä myös muiden tiimin jäsenten sisäänkutsuja. Sisäänkutsumisen lisäksi ammattilaisen näkymästä pääsee siirtämään asiakkaan työparisiirtona toiselle ammattilaiselle, voi tarkastella asiakkaan sen hetkistä sijaintia tai tarkastella asiakkaan koko päivän tapahtumia.

Ammattilaisen käyttöliittymä. Kuva Carita Vanhala

Järjestelmän käyttöönottoa suunnitteltiin rakennuksen pohjakuvien kanssa.

Akseli-järjestelmän käyttöönoton toteutuksen suunnittelu aloitettiin alkukeväällä 2020. Yhteistyötä tehtiin Kymsoten tietohallinnon eAsioinnin tiimin (Kirsi Jaakkola, Vesa Kahri, Carita Vanhala ja Seija Fontell) ja X-Akselin projektipäällikkö Minna Mäkisen kanssa. Hankesuunnitelman mukaisesti ilmoitettiin laitteiden määrät, mutta laitemäärät ja laitteiden sijoituspaikat tuli varmistaa vielä ennen tilausta. Koska rakennus oli vielä työmaata, meillä ei ollut asiaa paikan päälle. Onneksi tämä onnistui hankkeelta saatujen pohjakuvien perusteella.

Sairaalan pohjapiirros toimi laitteiden sijoittelun suunnitteluna. Kuva Carita Vanhala

Tärkeät henkilöstön koulutukset saatiin pidettyä, vaikka korona yllätti meidät kaikki.

Koulutuksen suunnittelu lähti eri yksiköiden vastuukäyttäjien nimeämisestä. Aiemmin nimetyt muuttovastaavat oli luonteva valinta vastuukäyttäjiksi, koska heillä oli jo rooli muiden työntekijöiden kouluttamisessa mm. simulaatioissa. Koulutuksen aikatauluttaminen tehtiin yhdessä koulutuspäällikkö Anne Sundströmin kanssa mm. päällekkäisyyksien välttämiseksi. (Lue lisää aiemmasta blogista, jossa kerrotaan yli 600 työntekijän koulutuksesta uuteen sairaalaosaan: https://www.kymensairaalat.fi/2020/05/15/blogi-2/)

Varauduimme keväällä hoitajien työtaisteluun, mutta korona yllättikin meidät kaikki. Koulutukset saatiin kuitenkin aikataulun mukaisesti pidettyä etäyhteyksiä hyödyntäen, turvavälejä noudattaen ja jopa kirjoittaen kulkulupia poliisia varten, jotta saatiin mm. kouluttaja paikalle.

Rakennuksen luovutuksen jälkeen tehtiin pikainen katselmus paikan päällä ja mikä helpotus: suunnitellut laitesijoitukset voitiin kuitata.

Maaliskuussa, rakennuksen luovuttamisen jälkeen, tehtiin pikainen katselmus paikan päällä ja mikä helpotuksen tunne olikaan, kun suunnitellut laitesijoitukset voitiin kuitata. Laitteiden vastaanottamisessa auttoi Kastekilta Henri Liikkanen, kun kolme isoa kollia saapui ajallaan ehjänä ja oikeaan paikkaan. Akselin omat miehet hoitivat varsinaiset laiteasennukset Akselin projektipäällikkö Minna Mäkisen ohjeiden mukaisesti.

Tietoliikenne- ja verkkoyhteyshaasteisiin törmättiin muutaman kerran. Isona apuna meille oli tietohallinnon lisäksi Annika Koho, joka koordinoi ja edisti tietoliikenneavauksia, toimitti IP-osoitteita ja huolehti ristikytkennöistä. Apua tarvittiin mm. äitiyspoliklinikalla, jonne hankittiin ja asennettiin hankkeen ulkopuolinen ilmoittautumispääte asiakaskulun ja ohjauksen sujuvoittamiseksi.

Haasteita ilmeni uuden ja vanhan sairaalaosan järjestelmien välillä.

Uuden sairaalaosan eli ns. G-osan rakennushankkeessa oli suunniteltu, että äitiyspoliklinikan ilmoittautuminen tapahtuu vanhan sairaalarakennuksen A-osan automaatilla. Kuitenkin hankesuunnittelun aikana vanha ilmoittautumistuote oli vaihtanut omistajaa ja toimintaperiaate tässä uudessa järjestelmässä oli aivan erilainen kuin edeltäjänsä.

Ratkottavaksi tuli, miten saada vanhan sairaalaosan pääsisäänkäynnin automaatilla ilmoittautunut asiakas ohjattua äitiyspoliklinikalle, mistä asiakas saa kutsunumerotulosteen, miten kutsutaan käyntinumerolla sisään ja näytetään ovinäytöllä käyntinumero. Haastetta lisäsi pitkään jatkunut epätietoisuus myös siitä, mistä synnyttäjät kulkevat eri vuorokaudenaikoina ja mihin tuo ”reikä” eli kulku vanhan sairaalarakennuksen eli A-osan ja uuden laajennusosan eli G-osan välille tehdään.

Testatessamme ilmoittautumista uudessa sairaalaosassa ja aiheutimme vanhan sairaalan puolen asiakkaille hämminkiä kutsunumeroilla, sillä tämä ammattilaisen osio ei ole vielä siellä puolella käytössä. Lopulta ainoana ratkaisuna oli hankkia oma automaatti äitiyspoliklinikan aulaan.

Myös opasteita jouduttiin yhtenäistämään A-ja G osan kanssa, tässä apuna meillä oli Mathias Eriksson Palkolta.

Hahmotelmaa digitaalisesta hissiopasteesta. Kuva Carita Vanhala

Ilmoittautuminen räätälöitiin erikseen päivystykseen ja äitiyspoliklinikalle sopiviksi.

Kun verkkoyhteydet toimivat, räätälöitiin ilmoittautumisprosessi toiminnan tarpeiden mukaiseksi yhdessä toimijoiden kanssa. Päivystyksen ja äitiyspoliklinikan ilmoittautuminen poikkeavat hiukan toisistaan jo pelkästään yksiköiden erilaisen toiminnan luonteen vuoksi. Päivystyksessä ilmoittaudutaan erilaisiin päivystysjonoihin ja äitiyspoliklinikalla enemmän ajanvarauksiin. (Päivystyksen toimintaan voi tutustua blogitekstissä: https://www.kymensairaalat.fi/2020/06/26/blogi-5/.)

Päivystyksen automaatille tehtiin myös painike omaistiedusteluille.

Päivystyksen automaatille tehtiin myös painike omaistiedusteluille. Kun asiakas painaa painiketta, saa sihteeri tästä heräteäänen toimistoonsa ja näytöllä näkyy jonoon saapunut uusi asiakas. Sihteerin ei tarvitse näin olla ”kytiksellä” vaan hän voi rauhassa keskittyä muuhun työhön ja tulla vasta tarvittaessa aulaan auttamaan.

Tuloste avuntarpeesta odotusaulassa 1. Kuva Carita Vanhala

Muuttoaamuna koettiin jännitystä ja onnistumista.

Päivystyksen Akseli-järjestelmä otettiin käyttöön uuden sairaalaosan avauksen yhteydessä eli juhannuksen jälkeisenä maanantaina. Henkilökunta teki samalla muuttoa, kun ensimmäiset asiakkaat jo jonottivat päivystysovien ulkopuolella. eAsioinnin tiimi ja Akselin projektipäällikkö Minna Mäkinen olivat paikalla niin asiakkaiden kuin henkilökunnankin apuna.

Monille asiakkaille palvelun käyttö olikin jo tuttua, koska Kymsoten terveysasemilla ja hammashoitoloissa palvelu on ollut käytössä jo jonkun aikaa. Apua annettiin lähinnä uusille kesälääkäreille ja lomalta palanneille hoitajille. Hämmästyttävää oli, kuinka nopeasti järjestelmä opittiin, etenkin kun samaan aikaan oli muitakin uusia järjestelmiä opittavaksi.

Päivystyksen odotusaula 1 käyttöönoton hetkellä. Kuva Minna Mäkinen/ X-Akseli

Hyvin suunniteltu on vasta puoliksi tehty…

Teknisesti suurimmat haasteet löytyivät vasta, kun järjestelmää päästiin testaamaan tuotantoympäristössä. Yksi järjestelmävirhe mm. estää äitiyspoliklinikan jonotoiminnallisuuden käyttöönoton ja on nyt kiireellisessä selvityksessä. Myös muutamia kehitystarpeita on esitetty järjestelmän toimittajalle, tällaisia ovat esimerkiksi toimenpidehuoneiden pikavaraukset.

Toiminnallisena haasteena ja ylimääräistä työtä päivystykselle aiheuttivat saman vuorokauden sisällä tulleet asiakkaat, jotka eivät voineet ilmoittautua automaatilla. Automaatti herjasi asiakkaan olevan väärällä automaatilla. Selvityksen syyksi osoittautui, etteivät kaikki terveysasemalla kuittaa asiakasta Akselissa valmiiksi ja asiakkaan tiedot jäävät silloin sinne jumiin. Tämä estää asiakkaan ilmoittautumisen päivystyksen päässä oikeilla tiedoillaan esimerkiksi Kela-kortilla. Feikki-henkilötunnuksen käyttö ei ole tavoitteiden ja asiakkaan tunnistamisen näkökulmasta suotavaa.

 Mitä sitten sanoisin vastaavaan työhön ryhtyvälle. Tässä tärkeimmät nostot ja opit:

1. Pidä suunnittelussa mukana sidosryhmät, moniammatillisella yhteistyöllä onnistutaan.
2. Huomioi asiakasvirrat ennen, aikana, jälkeen. Näe asiakkaan silmin eri vaiheet.
3. Varaa aikaa järjestelmien ja sovelluksien suunnitteluun, räätälöintiin, testaukseen, koulutukseen sekä käyttöönottoon.
4. Anna erityisesti aikaa tuotannon testaukseen. Yllätyksiä ja kehittämistarpeita tulee aina.
5. Toiminnalliset muutokset vasta tukevat teknisiä ratkaisuja.

Toimin sähköisen asioinnin kehittämispäällikkönä ja eAsioinnin tiimivetäjänä Kymsoten tietohallinnossa. Vastuualueenani on sähköiset asiakasratkaisut. Olen perehtynyt palvelujen kehittämiseen ja palvelumuotoiluun, taustallani on myös pitkä kokemus hoitotyöstä erikoissairaanhoidossa.

Kirjoittaja

Carita Vanhala

kehittämispäällikkö, Kymsoten tietohallinto

carita.vanhala@kymsote.fi